Kymsotessa ei käytetä faksia kuin poikkeustapauksissa

Kymsoten tietohallintojohtaja Matti Aholan mukaan faksi ei ole enää käytössä Kymsoten normaaleissa prosesseissa. Kymen Sanomien uutinen lähetetyistä asiakirjoista osoittautui virheelliseksi.

Raimo Eerola

Kymsotessa ei käytetä faksia kuin poikkeustapauksissa

Kymen Sanomien verkkosivuilla tiistaina 17.9. ja printtilehdessä keskiviikkona 18.9. julkaistu uutinen, jossa kerrottiin Kymsoten lähettäneen asiakastietoja sisältäviä fakseja Kymen Sanomille, on osoittautunut virheelliseksi. Kymsoten tekemät asiakirjat eivät tulleet Kymen Sanomille Kymsoten faksista.

Asiakirjat on Kymsoten työntekijän pyynnöstä palautettu hänelle kirjeitse ja hän on todistettavasti saanut ne takaisin.

Jokainen työntekijä kantaa vastuunsa tietoturvasta

Kymsoten tietohallintojohtaja Matti Aholan mukaan Kymsotessa otetaan potilaiden tietoturva huomioon. Tärkeimpiä asioita tietoturvan toteutumisessa ovat hänen mukaansa modernit työvälineet, tietosuoja- ja tietoturvaryhmän säännöllinen kokoontuminen ja henkilöstön koulutus työvälineiden käyttöön.

— On tärkeää, että jokainen yksittäinen työntekijä kantaa vastuunsa asiasta. Siihen olemme aina panostaneet täällä Kymsotessa, kertoo Ahola.

Tietosuoja- ja tietoturvaryhmä kokoontuu säännöllisesti

Kymsotessa on säännöllisesti kahden viikon välein tietosuoja- ja tietoturvaryhmän kokous, joka seuraa aktiivisesti tietoturvan, tekniikan, lainsäädännön ja prosessien kehittymistä.

— Tämä on tukipilari siihen, että olemme koko ajan ajan tasalla tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa, sanoo Ahola.

Kymsoten tietosuoja- ja tietoturvaryhmässä on Aholan mukaan moniammatillista osaamista. Ryhmässä on edustettuna rekisterinpitäminen, ICT, turvallisuuspäällikkö, työsuojelu, luottamusmies, tietosuojavastaava, viestintä ja arkistointi.

— Tämä ei ole pelkästään ICT:n ja rekisterinpitäjän välinen homma, vaikka potilasturvallisuus usein kulminoituu tietojärjestelmiin ja niiden käyttöön, kertoo Ahola.

Aholan mukaan hoitoprosessit ovat isoja prosesseja, jotka menevät monien tukipalvelujen läpi. Tästä syystä tietosuoja- ja tietoturvaryhmässä on näin laaja edustus eri toiminnoista.

Tietojärjestelmät ovat ajan tasalla

Potilaiden tietosuojassa Aholan mukaan on keskeistä se, että Kymsotella on käytössä ajanmukaiset työkalut henkilötietojen hallinnassa.

— Tietojärjestelmämme ovat moderneja. Tässä yhteydessä käydään paljon keskustelua, ovatko sotessa käytettävät järjestelmät ajan tasalla. Kyllä ne ovat, markkinoilta on saatavilla hyviä ratkaisuja, sanoo Ahola.

Kymsotessa on käytössä Lifecare-tietojärjestelmä, johon on juuri tiistain ja keskiviikon välisenä yönä tehty versiopäivitys. Päivitys sujui hyvin, sillä siihen oli varauduttu asianmukaisesti.

Faksia ei enää juurikaan käytetä Kymsotessa

Aholan mukaan faksin pitää olla poistuva työkalu.

— Tietosuojavaltuutettu on tuonut vuosi sitten esille, että tämä ei ole enää asianmukainen työkalu, kertoo Ahola.

Aholan mukaan Kymsotessa faksia ei enää juurikaan käytetä.

— Sen tiedän, että on vielä muutama faksi olemassa Kymsotessa. Joissakin poikkeustilanteissa faksia käytetään, mutta faksi ei missään nimessä ole enää normaaliprosessissa käytössä, sanoo Ahola.

Salattu sähköposti ja tietojärjestelmät ovat työkaluja, joita pitää käyttää.

— Kaikki potilastiedot tulee liikkua niitä varten suunnitelluissa tietojärjestelmissä. Silloin tietosuoja on kunnossa, kertoo Ahola.

Vuosikymmenen alussa oli viimeksi faksiin liittyvä poikkeustilanne

Ahola on 13 vuoden ajan ollut tietohallintoon liittyvissä tehtävissä. Tältä ajalta hän muistaa yksittäisen faksiin liittyvän tilanteen, jota on selvitetty.

— Sanotaan, että ehkä 7-8 vuotta sitten on viimeksi asiaa puitu, sanoo Ahola.

Mikäli tietoturvaa vaarantavia tilanteita tulee, ne raportoidaan HaiPro-järjestelmän kautta.

— Tämä antaa jokaiselle kymsotelaiselle selkeän kanavan raportoida poikkeavista havainnoista, kertoo Ahola.

Salassa pidettäviä henkilötietoja ei pitäisi toimittaa suojaamattomasti

Oikeusministeriön tietosuojavaltuutettu Reijo Aarnio ei ota kantaa faksin käyttöön yksittäistapauksena. Aarnio toteaa yleisellä tasolla, että viestin lähettäjä vastaa tietoturvasta myös viestiliikenteen ja siinä käytettävän välineen osalta.

— Salassa pidettäviä henkilötietoja ei pitäisi toimittaa suojaamattomasti. Tällaisia asioita arvioidaan myös tietoturvaloukkauksina. Rekisterinpitäjähän on velvollinen tekemään toimistollemme ilmoituksen saatuaan asiasta tiedon, kertoo Aarnio sähköpostitse.

Päätoimittajalta: Teimme virheen

Kymen Sanomiin lähetettiin muutama päivä sitten luottamuksellisia asiakirjoja. Asiakirjoissa oli henkilökohtaisia tietoja liittyen asiakkaan terveydentilaan ja hänen tuloihinsa. Lähettäjäksi epäiltiin Kymsotea.

Kymsotessa oli otettu käyttöön vuoden alussa uusi potilas- ja asiakastietojärjestelmä, joka oli aiheuttanut paljon haasteita ensimmäisen vuoden aikana. Kymen Sanomista otettiin yhteyttä asiakirjan laatineeseen henkilöön ja tiedusteltiin, onko asiakirjat lähteneet erheellisesti väärään osoitteeseen. Virkamies pahoitteli tapahtunutta, myönsi vaikeuksia olleen ja pyysi lähettämään asiakirjat takaisin Kymsoteen. Samaan aikaan toimitus sai Kymsotesta juttuvinkin, että luottamuksellisia tietoja on saattanut lähteä asiattomasti Kymsotelta eteenpäin.

Näiden tietojen valossa toimituksessa päätettiin lähteä selvittämään asiaa. Kymen Sanomien toimittaja otti yhteyttä Kymsoten tietohallintojohtaja Matti Aholaan. Hän kertoi fakseja edelleen lähetettävän ja arvioi todennäköisesti tapahtuneen näppäilyvirheen. ”Valitettavasti inhimillinen toiminta sisältää virheen mahdollisuuden”, hän kertoi Kymen Sanomille. Tässä yhteydessä Ahola ei kyseenalaistanut sitä, etteikö virhettä olisi Kymsotessa voinut tapahtua. Näihin tietoihin nojaten toimitus uutisoi aiheesta.

Uutisoinnin jälkeen Kymsotesta oltiin yhteydessä toimitukseen. Asiakirjan laatija oli varma, ettei hän ollut lähettänyt kyseisiä dokumentteja. Kymen Sanomat aloitti perusteellisen selvitystyön. Selvisi, ettei Kymsotesta oltu lähetetty faksia Kymen Sanomille.

Oli erittäin paha virhe toimitukselta olla varmistamatta useasta eri lähteestä ennen uutisointia, oliko asiakirjat todella lähetetty juuri Kymsoten laitteilla. Luotimme liikaa saamiimme tietoihin. Pyydän anteeksi lukijoiltamme virheellisen tiedon välittämistä ja pahoittelen Kymsotelle koitunutta harmia. Tällaista virhettä ei saisi tapahtua ja lupaamme jatkossa olla vielä tarkempia kaikessa uutistyössämme.

Heidi Ekdahl

Kymen Sanomien päätoimittaja

Uusimmat uutiset