Kymen Vesi valittaa 16 000 euron seuraamusmaksusta hallinto-oikeuteen – Toimitusjohtaja Jani Väkevä:"Emme tienneet, että vaikutustenarviointi pitäisi tehdä myös kirjallisessa muodossa"

Toimitusjohtaja Jani Väkevä kertoo, että vaikutustenarviointi on nyt tehty ja sähköinen ajopäiväkirja otettiin käyttöön vähentämään hallinnollista työtä ja helpottamaan työnsuunnittelua.

Nea Hemming

– Emme tienneet, että vaikutustenarviointi pitäisi tehdä myös kirjallisessa muodossa, toteaa Kymen Veden toimitusjohtaja Jani Väkevä. Arkistokuva.
– Emme tienneet, että vaikutustenarviointi pitäisi tehdä myös kirjallisessa muodossa, toteaa Kymen Veden toimitusjohtaja Jani Väkevä. Arkistokuva.

Tietosuojavaltuutetun toimisto asetti Kymen Vesi Oy:lle 16 000 euron seuraamusmaksun liittyen yhtiön sähköisen ajopäiväkirjajärjestelmän käyttöönottoprosessiin. Kymen Sanomat kertoi asiasta viime viikolla.

Seuraamusmaksu asetettiin, koska EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämää vaikutustenarviointia ei ollut kirjallisesti dokumentoitu ennen sijaintitietojen käsittelyn aloittamista.

– Emme tienneet, että vaikutustenarviointi pitäisi tehdä myös kirjallisessa muodossa, vaan kun hoidimme käyttöönottoprosessin suullisesti yt-menettelyllä, kertoo Kymen Veden toimitusjohtaja Jani Väkevä.

Valitus hallinto-oikeuteen

Väkevä toteaa, että paikantamiseen liittyvistä uusista tietosuojavaatimuksista ei oltu tiedotettu riittävästi, lisäksi ohjeet ovat olleet tulkinnanvaraisia.

– Tämän vuoksi seuraamusmaksun langettaminen yhdelle toimijalle tuntuu kohtuuttomalta ja olemme päättäneet valittaa asiasta hallinto-oikeuteen.

Ajopäiväkirjan hankintaselvitykset tehtiin vuonna 2016 ja järjestelmä otettiin käyttöön vuonna 2017.

– Silloin ei ollut vielä olemassa kansallista tietosuojavaltuutetun ohjeistusta aiheesta. Tietosuojavaltuutettu julkaisi ohjeistuksen vuonna 2018. Vaikutustenarviointi jäi dokumentoimatta ja asiasta huomauttaminen oli siinä mielessä aiheellista.

Sähköinen ajopäiväkirja helpottaa työnsuunnittelua

Väkevä kertoo, että yritys on suhtautunut asiaan vakavasti ja nyt vaikutusten arviointi on tehty ja kirjallisesti dokumentoitu.

– Totesimme vaikutusten arvioinnissa, ettei tietojen käsittely aiheuta merkittävää yksityisyydensuojan riskiä työntekijälle. Perusteena työajan tekniselle valvonnalle on se, että ajoneuvojen käyttäjät työskentelevät pääosin muualla kuin esimiesten suoran valvonnan alaisina.

Sähköinen ajopäiväkirja otettiin käyttöön vähentämään hallinnollista työtä ja helpottamaan työnsuunnittelua. Työnsuunnittelulla halutaan vähentää kertyviä työajokilometrejä.

– Ajokilometrien määrä onkin laskenut merkittävästi. Yksi syy ajokilometrien seuraamiseen on ympäristövastuu, koska ajokilometrien vähentyessä myös ympäristövaikutukset pienenevät. Autoja uusittaessa hankimme vähäpäästöisempiä ajoneuvoja.